Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử đã mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp, ngoài những điểm chung phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật như lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật kế toán, thì hóa đơn điện tử có nhiều điểm khác biệt so với hóa đơn giấy. Một trong những điểm khác biệt nhất trong việc sử dụng hóa đơn điện tử đó chính là doanh nghiệp sẽ không phải xuất trình hóa đơn giấy khi lưu thông hàng hóa trên đường.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 1/11/2018) quy định, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
Đối với các công ty vận tải, công ty chuyên sản xuất hàng hóa, dịch vụ thì việc vận chuyển hàng hóa từ các điểm là điều vô cùng bình thường. Tuy nhiên, để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi vận chuyển trên đường thì các công ty cần phải thực hiện xuất trình hóa đơn. Đối với hóa đơn giấy, khi lưu thông hàng hóa trên đường thì tình trạng mất, thất lạc hóa đơn, cháy hỏng hóa đơn là điều thường thấy, gây ảnh hưởng đến việc hoạt động của doanh nghiệp. Còn đối với hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức là chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, sau đó ký tên người chuyển đổi và đóng dấu để gửi kèm hóa đơn hoặc chỉ cần gửi mã hóa đơn để cơ quan quản lý tra cứ hóa đơn điện tử.
Tại Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường như sau:
“1. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
2. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu:
a) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán hàng hóa) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định;
Cá nhân bán hàng đa cấp có phải đóng thuế thu nhập cá nhân?
06 Trường hợp xuất hàng hóa, dịch vụ không cần lập hóa đơn bán hàng
b) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp”.
Như vậy, kể cả trong trường hợp người vận chuyên hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước vẫn có thể thực hiện việc kiểm tra bằng cách truy cập Cổng thông tin đinệ tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra và xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
