Đối với nhiều doanh nghiệp thuộc ngành thương mại, dịch vụ, xây dựng,… hóa đơn GTGT là một trong những loại hóa đơn rất quan trọng. Loại hóa đơn này yêu cầu tính chính xác cao và có nguyên tắc nhất định khi xuất hóa đơn theo đúng quy định. Dù doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy hay đang tìm hiểu giải pháp hóa đơn điện tử để chuẩn bị áp dụng thì vẫn cần xuất hóa đơn chứng từ theo đúng quy trình. Vậy cách xuất hóa đơn GTGT như thế nào là đúng quy trình? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn GTGT
1. Cách viết ngày, tháng, năm: Chính là thời điểm lập hóa đơn đối với từng trường hợp cụ thể.
2. Thông tin người mua hàng
– “Họ tên người mua hàng”: Là người trực tiếp đến mua và giao dịch với công ty bán. Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”
– “Tên đơn vị”: là tên công ty của bên mua đúng như tên giấy phép ĐKKD
– “ Địa chỉ”: là địa chỉ công ty của bên mua đúng như tên giấy phép ĐKKD. Nếu tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được cụ thể tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
– “Mã số thuế”: Là mã số thuế của bên mua được cấp theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế.
3. Viết bảng kê khai chi tiết hàng hóa bán ra
– Về cột số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua
– Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà bạn bán ra (tên, mã, ký hiệu của hàng hóa)
– Cột đơn vị tính trên hóa đơn yêu cầu ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra. Trường hợp kinh doanh dịch vụ trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”
– Cột số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra
– Cột đơn giá: Ghi rõ đơn giá của một đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT)
– Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lượng của hàng hóa đó (kết quả của cột số 4 x cột số 5)
Lưu ý:
– Trường hợp DN có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì kế toán phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá
– Một số loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu
– Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm
Phân biệt hóa đơn xóa bỏ và hủy khi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Những điều cần biết về mã số thuế cá nhân không nên bỏ qua
4. Phần tổng cộng
– Kế toán ghi ở Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền.
– Đối với thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,). Trường hợp hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\). Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là “0”
– Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”
– Tại dòng số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”.
Lưu ý:
– Kế toán không làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT
– Nếu ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá
5. Ký tên
– Người mua hàng: Người đi mua hàng ký tên. Nếu doanh nghiệp có việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên tuy nhiên bên bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
– Người bán hàng: người lập hóa đơn ký tên
– Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký tươi, đóng dấu, ghi rõ họ tên. Trong trường hợp thủ trưởng đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.
