Thực tế hiện nay, kế toán khi thực hiện các công việc đến hóa đơn thường có sự nhầm lẫn về hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn hủy. Việc nhầm lẫn xảy ra do khi sử dụng biên bản hủy hóa đơn, kế toán cho hóa đơn đó được đưa vào tình trạng hủy khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Ngoài những am hiểu về quy định về mẫu số hóa đơn điện tử, quy định về các tiêu thức trên hóa đơn, kế toán cần lưu ý thêm về cách phân biệt hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn hủy để tránh xảy ra sai sót trong quá trình làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Hướng dẫn phân biệt hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn hủy
1. Hóa đơn Xóa bỏ
– Hóa đơn đã lập chưa xé khỏi cuống, chưa giao cho người mua thì phát hiện sai sót, kế toán phải gạch chéo tất cả các liên, lưu giữ lại các hóa đơn bị gạch.
– Hóa đơn đã giao cho người mua nhưng người mua chưa kê khai thì bên bán hoặc bên mua phát hiện sai sót liên quan đến MST, tiền thuế phải lập lại hóa đơn mới thì lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn viết sai sau đó gạch chéo tất cả các liên và giữ lại các hóa đơn đó.
– Hoá đơn bị hủy hoặc thu hồi trong trường hợp bên bán đã giao cho người mua nhưng bên mua trả lại hàng, không lấy hàng nữa và bên mua là khách lẻ, không có khả năng xuất hóa đơn. Lúc này, hai bên lập biên bản ghi lý do trả hàng và làm biên bản thu hồi hóa đơn.
Như vậy: Tất cả các hóa đơn viết sai các thông tin trên hóa đơn do lỗi của người lập hóa đơn phải gạch chéo, thu hồi hoặc hủy thì đều đưa hết vào cột “Xóa bỏ”, không phân biệt đã xé hay chưa xé khỏi cuống, đã giao hay chưa giao cho khách.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn có sai sót giữa người mua và người bán mà kế toán thực hiện lập biên bản hủy thì vẫn kê khai Xóa bỏ hóa đơn.
2. Hóa đơn hủy
– Hoá đơn bị in sai, in trùng số hoặc in thừa số trong quá trình đặt in, phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn.
– Trường hợp doanh nghiệp chia tách, hợp nhất, thay đổi thông tin, thay đổi mẫu hóa đơn …. Vẫn còn những hóa đơn trắng nhưng không tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ thì phải thực hiện huỷ hoá đơn cũ. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
– Nếu cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
– Hóa đơn hủy phải có biên bản hủy hóa đơn, thành lập hội đồng hủy hóa đơn và thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình hủy hóa đơn theo đúng quy định của cơ quan thuế.
Phát hành hóa đơn điện tử khi khách hàng mua xăng dầu
Hoá đơn điện tử là gì? khác gì so với hóa đơn giấy?
Trường hợp kế toán đã kê khai hóa đơn thu hồi vào cột hủy thì phải tiến hành lập lại báo cáo sử dụng hóa đơn và nộp lại như lần đầu nộp.
Căn cứ dựa trên Điều 3 Khoản 7 Nghị định 49/2016/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 109/2013/NĐ-CP) quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn: Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo theo quy định gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn. Nếu tổ chức tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi bị cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế thì không bị phạt tiền. Do đó nếu phát hiện sai sót, kế toán cần tiến hành nộp lại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trước khi có quyết định thanh tra để tránh bị xử phạt.
